Introduction

Contexte

Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO) mène à bien ses activités en matière d'approvisionnement afin d'aider le Ministère à obtenir les résultats stratégiques voulus, en l'occurrence :

• des politiques et des programmes appuyant le développement de l'Ouest du Canada;
• des communautés économiquement viables dans l'Ouest du Canada, dont le niveau de vie est élevé;
• un secteur des entreprises compétitif et élargi ainsi qu'un système d'innovation perfectionné dans l'Ouest du Canada.

Les objectifs en matière d'approvisionnement du Ministère sont d'acquérir des biens et des services d'une façon qui augmente l'accès, l'équité et la concurrence. Tout en se concentrant sur l'équité et en planifiant les exigences opérationnelles, le Ministère appuie les entreprises autochtones et fait la promotion de processus d'approvisionnement écologiques. Au cours de l'exercice 2007 2008, DEO a attribué 646 contrats de biens et de services, pour un total d'environ 7,6 M$. Ces dépenses représentent 50 % des dépenses autres que les dépenses en salaire, sur un budget d'environ 15,2 M$ pour l'exercice 2007 2008.

L'approvisionnement est un enjeu très important pour le gouvernement. Conséquemment, une attention accrue est accordée à ce secteur, dans l'ensemble de la fonction publique fédérale. Les répercussions négatives potentielles du non-respect des règlements sont considérables. Les exigences opérationnelles de la fourniture des biens et des services en temps opportun ainsi que la nécessité de se conformer aux règlements du gouvernement en matière de passation de marchés sont des objectifs parfois contradictoires. Pour le gouvernement, l'objectif en matière d'approvisionnement est d'acquérir des biens et des services d'une manière qui augmente l'accès, la concurrence et l'équité et favorise l'optimisation des ressources, ou, si cela est approprié, qui permet de réaliser l'équilibre entre les avantages globaux pour l'État et pour les Canadiens.

La dernière vérification de la passation de marchés de DEO a été effectuée en janvier 2004. Les normes et pratiques du gouvernement fédéral et celles des ministères ont changé considérablement depuis 2004. En résultat, la présente vérification comprend des critères basés sur les nouvelles normes. La vérification de la passation de marchés a été intégrée au Plan de vérification fondé sur les risques de DEO approuvé pour 2008 2011.

Objectifs

L'objectif global de la vérification était de fournir l'assurance que le processus de passation de marchés, à DEO, s'appuie sur un fonctionnement efficace, économique et pratique, et en conformité avec les politiques et directives du Conseil du Trésor et du Ministère. Les objectifs particuliers de la vérification étaient les suivants :

• évaluer dans quelle mesure le cadre de contrôle de la gestion est en place, s'il répond aux attentes du Conseil du Trésor et du Ministère et s'il fonctionne comme prévu;
• déterminer dans quelle mesure les activités et les pratiques de passation de marchés du Ministère sont conformes aux normes du Conseil du Trésor et à celles du Ministère.

La vérification était axée sur les secteurs de risques clés suivants de la fonction d'approvisionnement :

• les politiques, lignes directrices et procédures du CT et de DEO n'ont pas été suivies;
• un achat qui aurait dû être présenté au comité d'examen des marchés, aux fins d'examen et d'approbation, ne lui a pas été soumis;
• le processus de passation de marchés n'a pas assuré l'optimisation des ressources, l'équité, l'accessibilité et la transparence;
• la communication des politiques et la formation donnée aux responsables de la passation de marchés étaient inadéquates et inefficaces;
• ni une convention d'offre à commandes ni un arrangement en matière d'approvisionnement n'ont pas été utilisés pour l'achat des dix groupes de marchandises se trouvant sur la liste des offres à commandes obligatoires.

Portée et méthode

La vérification a été effectuée conformément aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada. Les vérificateurs ont examiné le cadre de gestion, ainsi que les politiques, les lignes directrices, les procédures, les processus et les pratiques d'approvisionnement et de passation de marchés qui sont en place. Les vérificateurs ont effectué des entrevues avec des membres du comité d'examen des marchés, des gestionnaires, des gestionnaires régionaux des finances, des agents de négociation des contrats, ainsi qu'avec d'autres employés clés. Un examen détaillé de 184 transactions effectuées entre le 1er avril 2007 et le 31 mars 2008 (voir le tableau 1 ci dessous) a été effectué afin de déterminer si les politiques et les procédures avaient été suivies. Les contrats, les commandes subséquentes à une offre à commandes ainsi que les arrangements en matière d'approvisionnement ont été sélectionnés en fonction d'un jugement professionnel et de leur importance relative.

Type	Nombre d'échantillons
Marché concurrentiel	36
Marché non concurrentiel (fournisseur unique)	30
Commande subséquente à une offre à commandes	12
Arrangement en matière d'approvisionnement	7
Bon de commande	30
Carte d'achat	69
Total	184