Tendances et aperçu statistique de l’accès à l’information

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Points saillants

• Diversification de l’économie de l’Ouest Canada (DEO) a mis à jour sa politique sur l’accès à l’information afin d’y inclure l’obligation de prêter assistance et des procédures internes visant à régler les cas d’entrave apparente au droit d’accès. Le Ministère a également revu le contenu de son manuel interne des procédures à suivre pour les demandes d’accès à l’information.
• Les efforts de formation se sont considérablement accrus. Mentionnons une réunion de sensibilisation et une séance de formation destinées aux agents régionaux de liaison de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) (ARLA), une séance de sensibilisation à l’accès à l’information au bureau de Calgary ainsi que l’introduction de réunions de prétraitement pour améliorer la compréhension des documents et établir des procédures de récupération et la communication de conseils.
• De plus, la section de l’AIPRP a examiné et commenté dix rapports et documents de vérification et d’évaluation ainsi que d’autres rapports avant que l’information ne soit affichée sur le site Web de DEO.

Défis

• WD has identified no specific challenges in 2010–2011 pertaining to administering its obligations under the Access to Information Act.

Tendances pour 2010-2011

• DEO n’a cerné aucune tendance particulière en 2010-2011 relativement aux demandes officielles reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

En 2010-2011, DEO a reçu 18 demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et une demande provenant de l’exercice 2009-2010. Le nombre de demandes reçues en 2010-2011 correspond à celui de l’exercice 2009-2010.

Source des demandes

La répartition des demandes reçues en 2010-2011 est la suivante :

• sept (39 p. 100) du public;
• cinq (28 p. 100) du secteur commercial;
• trois (17 p. 100) d’autres organisations, dont deux partis politiques;
• deux (10,5 p. 100) des médias;
• une (5,5 p. 100) du secteur universitaire.

Le tableau connexe compare les sources des demandes entre 2010-2011 et 2009-2010. En 2009-2010, les demandes reçues provenaient surtout du public (72 p. 100), alors que 17 p. 100 avaient été effectuées par des médias et 11 p. 100 par d’autres organisations, dont un parti politique.

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Version textuelle (Link 1) : Source des demandes recues en 2010-2011 par rapport à 2009-2010

Dispositions, durée de traitement et méthode d’accès

Au total, 19 demandes d’accès ont été traitées au cours de la période de déclaration; aucune demande n’a été reportée en 2011-2012. De ce nombre, cinq ont été abandonnées par leur auteur et une n’a pu être traitée par le Ministère.

Les demandes traitées et les délais de réponse se répartissent comme suit :

Demandes traitées	1 à 15 jours	16 à 30 jours	31 à 60 jours	61 à 120 jours	Total
Communication totale	2	4			6
Communication partielle		3	2	2	7
Abandon de la demande	4	1			5
Traitement impossible	1				1
Total	7	8	2	2	19

Seules 13 demandes ont exigé un traitement officiel des documents, dont les copies ont été divulguées en entier ou en partie.

DEO a traité 1 004 pages de documents pour répondre aux demandes reçues. De ce nombre, 908 pages ont été divulguées en entier ou en partie. Les autres ont été retenues dans leur intégralité.

Prorogations des délais et consultations

L’article 9 prévoit la prorogation du délai prévu par la Loi si des consultations sont nécessaires, si la demande porte sur un important volume de documents ou si le traitement de la demande dans le délai prévu entrave de manière déraisonnable le fonctionnement du Ministère.

Telles sont les statistiques sur les prorogations de délai en 2010-2011 :

• DEO n’a prorogé le délai d’aucune demande à des fins de recherche ou en raison du volume de documents;
• Quatre demandes ont nécessité une prorogation afin d’effectuer les consultations nécessaires;
• Seule une demande a nécessité des consultations auprès de tiers et d’autres ministères;
• Deux prorogations de 30 jours ou moins ont été nécessaires pour la tenue de consultations avec d’autres ministères. Dans l’un des cas, des délais ont été outrepassés à cause de renseignements délicats cernés au cours de cette consultation. DEO a ainsi enregistré son délai de réponse le plus long, soit 106 jours;
• Deux prorogations de 120 jours ont été nécessaires pour la tenue de consultations avec des représentants du Bureau de Conseil privé qui s’occupent des documents confidentiels du Cabinet. Des réponses rapides ont cependant permis à DEO de traiter les deux demandes transmises en moins de 65 jours.

DEO a mené des consultations au sujet de sept demandes au cours de la période de déclaration. Au total, 14 consultations avec des ministères fédéraux et deux avec des représentants responsables des renseignements confidentiels du Cabinet ont été requises. De plus, DEO a consulté des tiers au sujet de cinq demandes, dont trois ont été réglées dans les 30 jours suivant leur dépôt, sans exiger de prorogation.

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Exceptions invoquées

Hormis les demandes abandonnées ou que DEO n’a pu traiter, le Ministère a réglé 13 demandes au cours de l’exercice 2010-2011. Des renseignements ont été divulgués dans leur intégralité pour six d’entre elles, et des exceptions ont été appliquées en vertu de la Loi pour les sept autres. Si DEO invoque cinq exceptions différentes pour la même demande, une exception sous chaque article correspondant sera déclarée, pour un total de cinq. Toutefois, si la même exception a été invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle ne compte qu’une fois dans les statistiques.

Les statistiques relatives aux exceptions sont illustrées dans le graphique ci-dessous. Le rapport statistique annuel à la page 11 du présent rapport en fait également mention. L’article 21(1) de la Loi est l’exception qui a été le plus souvent invoquée durant la période visée par ce rapport; elle a été invoquée dans cinq demandes, et au moins deux paragraphes de l’article 21(1) ont été invoqués dans trois de ces demandes.

Version textuelle (Link 2) : Exceptions invoquées en 2010-2011

Pour donner suite à la demande de renseignements statistiques sur les exceptions invoquées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, dans les exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports jointes au Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information, DEO n’a invoqué aucune des exceptions au cours de la période de déclaration 2010-2011 (voir la page 12).

Exclusions citées

La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas à certains documents, comme ceux qui ont été publiés, aux termes de l’article 68, et les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine, aux termes de l’article 69.

Au cours de la période visée par ce rapport, DEO n’a pas invoqué l’article 68. Toutefois, l’article 69 a été invoqué et appliqué au besoin à deux reprises. Si DEO invoque deux exclusions différentes pour la même demande, une exclusion sous chaque article correspondant sera divulguée pour un total de deux. Cependant, si la même exclusion est invoquée plusieurs fois pour la même demande, elle ne compte qu’une fois. DEO n’a invoqué les alinéas 69(1)e) et 69(1)g) qu’une fois.

Enfin, pour donner suite à la demande de renseignements statistiques sur les exclusions invoquées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, dans les exigences additionnelles en matière d’établissement de rapports jointes au Rapport sur la Loi sur l’accès à l’information, DEO n’a invoqué aucune des exclusions au cours de la période de déclaration 2010-2011 (voir la page 12).

Consultations par d’autres ministères

DEO a été consulté par d’autres ministères à 22 reprises au cours de l’exercice 2010-2011. Il s’agit d’une augmentation d’environ 45 p. 100 par rapport à l’exercice 2009-2010. Les consultations variaient de 1 à 128 pages, et DEO a répondu à toutes dans un délai de 15 jours ou moins. DEO a recommandé la pleine divulgation de ces consultations, à l’exception de trois.

Frais

Les frais d’accès à l’information recueillis durant la période visée par le rapport ont totalisé 108 $. Cela comprend les frais de demande pour 18 cas, et 38 $ en frais de reproduction. Durant la même période, DEO a renoncé à des frais totalisant 107 $ y compris des frais de reproduction inférieurs à 25 $ ainsi qu’en un remboursement des frais de demande de 5 $.

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Coûts organisationnels pour appliquer la Loi

Les coûts associés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information par DEO sont estimés comme suit :

Salaires de la section de l’AIPRP (y compris une partie des salaires du coordonnateur et du coordonnateur adjoint, et 60 p. 100 du salaire de l’agent de l’AIPRP)	58 571 $
Coûts administratifs associés au fonctionnement et à l’entretien	15 005 S
Coûts totaux de la section de l’AIPRP	73 576 $
Coûts additionnels	18 185 $
Total des coûts ministériels	91 761 $

Les ressources humaines nécessaires pour appliquer la Loi en 2010–2011 sont estimées à 0,8 équivalent temps plein. Les coûts salariaux ont diminué au cours du présent exercice en raison de la nature des demandes reçues et du temps plus important consacré à différents aspects touchant l’administration et la mise en œuvre de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Toutefois, les coûts administratifs ont augmenté à cause du plus grand nombre de séances de sensibilisation et de formation offertes aux employés. Dans l’ensemble, on a constaté une légère réduction des coûts globaux de la section de l’AIPRP par rapport à 2009-2010.

DEO fait également le suivi des coûts supplémentaires engagés relativement à l’accès à l’échelle du Ministère, y compris les coûts salariaux des autres fonctionnaires participant aux phases de récupération, d’examen et des recommandations du traitement des demandes; les services de traduction; le temps consacré à la maintenance du système de gestion des cas de l’AIPRP par un analyste en informatique; et les frais de déplacement des fonctionnaires de DEO participant aux formations destinées aux ARLA. Ces coûts supplémentaires ont entraîné une facture globale de 92 301 $ pour le Ministère, afin d’administrer tous les aspects des activités visés par la Loi.

Plaintes reçues et enquêtes

DEO n’a reçu aucune plainte en vertu de la Loi sur l’accès à l’information en 2010-2011. Par ailleurs, le Ministère a réglé la plainte reportée de l’exercice 2009–2010 (résolue – mesure corrective prise).