Responsabilités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels

Le coordonnateur ministériel de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est responsable de l'élaboration, de la coordination et de la mise en oeuvre de politiques, lignes directrices, systèmes et procédures efficaces visant à faire en sorte que le Ministre puisse assumer ses responsabilités aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et à permettre la divulgation et le traitement appropriés de l'information. Il est aussi chargé des politiques, systèmes et procédures connexes découlant de cette Loi.

Deux agents, qui traitent les demandes au nom du Ministère, aident le coordonnateur dans ses tâches.

La Section d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels s'occupe des activités suivantes :

• le traitement des demandes en application de la Loi;
• la représentation de DEO, dans les rapports avec le Secrétariat du Conseil du Trésor, les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée et les autres ministères et organismes fédéraux concernant l'application de la Loi au sein du Ministère;
• les réponses aux consultations soumises par d'autres institutions fédérales au sujet des documents de DEO susceptibles d'être publiés;
• la préparation des rapports annuels destinés au Parlement et des autres rapports prévus par la Loi, ainsi que les autres documents que peuvent demander les organismes centraux;
• l'élaboration et la mise en oeuvre des politiques, procédures et lignes directrices visant à faire en sorte que la Loi est respectée par DEO;
• les efforts pour bien faire connaître la Loi au sein de DEO afin que le Ministère respecte les obligations imposées au gouvernement;
• les mesures pour que le Ministère respecte la Loi, les règlements d'application ainsi que les procédures et politiques pertinentes.

Formation sur la protection des renseignements personnels et sensibilisation connexe

Durant l'exercice 2004-2005, deux agents de DEO ont suivi la formation sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels de l'école de la fonction publique du Canada. L'un des agents travaille pour la Section de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, l'autre est agent de liaison régional de l'AIPRP au Bureau d'Ottawa.

Une session d'orientation des employés a eu lieu à Edmonton en janvier 2005 au cours de laquelle des informations intéressantes sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels ont été présentées. Suite à la réponse positive obtenue, des sessions d'éveil sur la protection des renseignements personnels ont été planifiées pour les employés et les gestionnaires de tous les bureaux de DEO pour le nouvel exercice. De plus, des sessions d'éveil et de formation sur la protection des renseignements personnels ont été spécifiquement conçues pour les unités des Ressources humaines et de la Gestion de l'information et de la technologie en février 2005. Ces sessions spéciales ont enregistré un taux élevé de participation et ont fait l'objet d'une rétroaction positive.